Phân công trách nhiệm đối với việc hủy hóa đơn Các dịch vụ chăm sóc sức khỏe tại Phòng khám Đa khoa Phạm Ngọc Thạch

Căn cứ phản ánh về những bất cập liên quan đến việc hủy hóa đơn các dịch vụ chăm sóc y tế vì lý do Phòng khám không cung cấp được dịch vụ theo yêu cầu của người bệnh/khách hàng.

Trong thời gian Phòng khám hoàn thiện quy trình thanh quyết toán phù hợp với các quy định tài chính và hoạt động thực tế tại Phòng khám. Để phối hợp tốt giữa các đơn vị, nay thông báo:

Về quan điểm:

– Các hoạt động tại phòng khám cần tuân thủ quy chế hoạt động của Phòng khám trong công tác tài chính, theo Quyết định số 2566/QĐ-TĐHYKPNT, ban hành ngày 3/7/2019. Người bệnh/khách hàng cần đăng ký – đóng phí trước khi sử dụng dịch vụ tại phòng khám (bao gồm khám – điều trị – tham vấn – xét nghiệm – dịch vụ khác).

– Trong trường hợp người bệnh sau khi đóng phí, nhưng phòng khám không thể thực hiện được dịch vụ chăm sóc sức khỏe (vì bất kỳ nguyên nhân nào), phòng khám phải hoàn trả phí đã đóng cho người bệnh/khách hàng.

– Cần hạn chế tối đa việc từ chối không đáp ứng dịch vụ đã được người bệnh/khách đăng ký. Lý do là vì việc hủy hóa đơn có qui trình phức tạp, dẫn đến nguy cơ cao thất thoát tài chính, ảnh hưởng đến hoạt động của phòng khám.

Để khắc phục tình trạng nêu trên, Phòng khám ra thông báo nhắc công việc của từng  bộ phận liên quan:

Đối tượng	Phân công
Nhân viên y tế (bác sĩ/kỹ thuật viên/chuyên viên) liên quan đến dịch vụ không cung cấp được	– Giải thích cho người bệnh/khách hàng lý do không cung cấp được dịch vụ; hướng dẫn người bệnh/khách hàng gặp điều dưỡng để được hướng dẫn thủ tục hoàn tiền. – Ghi phía sau trên hóa đơn thanh toán, nội dung thể hiện đủ các mục: + Họ và tên người bệnh/khách hàng + Tên dịch vụ và lý do không thực hiện được dịch vụ và yêu cầu hủy hóa đơn + Chữ ký và họ tên của nhân viên y tế + Ngày giờ ký tên
Phòng  Điều dưỡng	– Hỗ trợ giải thích cho người bệnh/khách hàng lý do vì sao không thể cung cấp được dịch vụ và phải hủy hóa đơn và hoàn tiền – Hướng dẫn người bệnh/khách hàng đến bộ phận tài vụ – Thông báo Phòng Tài chính về việc hủy dịch vụ liên quan
Phòng Tài chính – kế toán	+ Thực hiện qui trình hủy hóa đơn theo đúng thủ tục tài chính + Hoàn trả tiền cho khách hàng, người bệnh + Báo tổ công nghệ thông tin để hủy dịch vụ trên hệ thống bệnh án điện tử + Ghi nhận vào sổ và báo cáo mỗi tháng cho phòng Kế hoạch nghiệp vụ
Tổ công nghệ thông tin – phòng Kế hoạch nghiệp vụ	+ Chỉ hủy dịch vụ trên bệnh án điện tử theo yêu cầu của phòng tài vụ + Ghi nhận sự việc vào phần mềm quản lý chuyên biệt + Đối chiếu báo cáo của phòng Tài chính với số liệu trên phần mềm theo dõi + Báo cáo định kỳ – đột xuất theo yêu cầu của trưởng phòng khám

Đề nghị Ban chủ nhiệm các khoa, phòng phổ biến nội dung thông báo đến toàn thể nhân viên để cùng phối hợp tốt trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Trân trọng./.